Стратегічна сесія – це зустріч ключових осіб компанії для прийняття стратегічно важливих рішень. Оскільки такі рішення можуть бути різними, то і сценарій проведення таких сесії також будуть різним. Але в будь-якому випадку, щоб провести якісну стратегічну сесію важливо ретельно підготуватися.
Часто задля того, щоб стратегічна сесія пройшла ефективно, запрошують фасилітатора. Тому підготовку до неї, можна умовно поділити на дві частини: те, що готує фасилітатор і те, що готує замовник. Розподіл дуже умовний, тому що тут фасилітатор та люди, які відповідають за підготовку стратсесії в компанії (часто це HR або керівник) працюють в тандемі.
В цій статті я хочу підсвітити головні питання, як має підготуватись саме замовник сесії та команда, яка буде брати участь в ній.
Які строки підготовки?
Строки підготовки до стратегічної сесії залежать від запиту компанії та цілей проведення. Оптимально це 3-4 тижні, іноді процес триває 1,5-2 місяці, а у деяких випадках і більше. Тобто якщо ви бажаєте провести стратегічну сесію в січні, то краще починати шукати фасилітатора та готуватись до проведення треба починати в жовтні.
Що саме потрібно підготувати?
Весь процес підготовки умовно можна поділити три частини:
- ЗМІСТОВНА
- ТАКТИЧНА
- ОРГАНІЗАЦІЙНА
Складові ЗМІСТОВНОЇ підготовки будуть залежати від запиту компанії, але частіше за все це може бути аналіз поточної ситуації та формулювання проблеми. Щоб підготуватись змістовно фасилітатор обговорює з замовником інформацію, що потрібно підготувати до сесії. Це може бути аналіз долі ринку, маркетингові дослідження, інформація про активності та стратегії конкурентів та інше. Цей етап допомагає “включити” команду та запустити процес стратегування. На цьому етапі також визначаються раціональна та емоційна цілі сесії, які ляжуть в основу сценарію майбутньої сесії та головне питання сесії.
На цьому етапі потрібно відповісти на такі питання:
- Що означає стратегічна сесія саме для вас?
- Які задачі плануєте вирішити завдяки їй?
- Що буде хорошим результатом її проведення?
- Що саме має відбутися на сесії?
- Яка інформація може нам в цьому допомогти?
ТАКТИЧНА підготовка включає побудову логіки сесії та формування питань, відповідаючи на які група знайде відповідь на головне питання сесії. Фасилітатор, з'ясувавши ваш запит та причину проведення сесії має запропонувати вам сценарій проведення заходу. Фактично це перелік інструментів, які найкращим чином дозволять відповіді на ці питання. Тут важливо враховувати емоційну ціль сесії та додати таких інструментів, які дозволять провести учасників через ті емоції, які потрібні на даному етапі. Фактично на даному етапі фасилітатор проєктує сесію у своїй уяві покроково, намагаючись уявити що будуть відчувати та робити учасники, на які питання мають відповісти. Але замовнику важливо розуміти відповіді на такі питання:
- Яке головне питання сесії?
- За якою логікою будується сесія?
- Що буде відбуватися с учасниками на кожному кроці?
- Які емоції вони будуть відчувати?
- Чи дозволить запропоноване фасилітатором рішення досягти цілей заходу?
ОРГАНІЗАЦІЙНА підготовка передбачає визначення з місцем проведення, датою, кількісним та якісним складом учасників. Приміщення для проведення страт. сесії має бути світлим та просторим, меблі зручними. Приміщення має бути таким, щоб вам хотілось там мріяти, а не чекати закінчення. Кава-брейки та обіди краще замовити заздалегідь, щоб не відриватися під час проведення, їжі та кави має бути вдосталь, бо мозковий процес потребує калорій. В учасників має бути постійний доступ до питної води ( із розрахунку 1.5 літра на 1 людину в день) та снеків. Важливо підготувати необхідне канцелярське приладдя таке як маркери, папір та інше. Кількість варто узгодити з фасилітатором.
Важливі питання цього етапу:
- Склад групи: Хто буде брати участь? Яка кількість учасників? Чи мають вони достатню кваліфікацію, мотивацію та повноваження задля прийняття таких рішень?
- Місце проведення: Де проводимо сесію? Чи достатньо там місця для учасників? Чи можна провітрити кімнату?
Які дати проведення? - Матеріали для роботи: Що потрібно? Хто відповідає?
- Харчування та питна вода: Що потрібно? Хто відповідає?
Спільна робота над проектуванням майбутнього надзвичайно надихає, тому якісно підготовлена стратегічна сесія може стати стартом чудових змін для вашої компанії. Чого вам і бажаю!
